Vielleicht hast du diese Geschichte schon einmal gehört:

Ein Mann ging im Wald spazieren und sah jemanden, der unter größter Anstrengung einen Baum fällte. Dieser sah richtig abgeschafft aus und kam kaum voran. Als er kurz stehen blieb und dem Holzfäller genauer zusah, fiel ihm etwas auf.

“Entschuldigen Sie”, sagte er, “ich sehe, dass Ihre Säge ganz stumpf ist. Wollen Sie sie nicht lieber schärfen? Dann geht es gleich viel einfacher!”

“Keine Zeit”, sagte der Holzfäller, “ich muss Bäume fällen!”

Warum ich dir das erzähle?

Weil wir alle manchmal einen ähnlichen Fehler machen. Wir sind so auf unseren gewohnten Ablauf fokussiert, dass wir gar nicht merken, wo wir kostbare Zeit und Energie verschwenden und was viel einfacher ablaufen könnte.

In diesem Artikel erfährst du, wie du durch Automatisierung deinen Workflow optimieren kannst. Denn das Thema Automatisierung und Prozessoptimierung ist im Recruiting noch nicht richtig angekommen. Wer kurz innehält, Bewerbungsprozesse hinterfragt und an kleinen Stellschrauben dreht, kann viel effizienter werden.

Es gibt mittlerweile zwar viele hervorragende Tools, die den Arbeitsalltag erleichtern – doch erstaunlich viele Recruiter arbeiten lieber old school und machen Dinge manuell, die sich jedoch ganz einfach automatisieren lassen.

Das muss aber nicht so bleiben.

Warum ist Automatisierung im Recruitingprozess so wichtig?

Mit den passenden Softwarelösungen können viele Vorgänge automatisiert, schnell und unkompliziert ablaufen – ganz ohne dass man aktiv eingreifen muss!

Das ist ein massiver Vorteil, denn Prozessoptimierung durch Automatisierung reduziert Fehler und Missverständnisse. Außerdem sind digitalisierte Recruitingprozesse ein Signal an begehrte KandidatInnen, dass sie es mit einem zeitgemäßen, agilen Arbeitgeber zu tun haben – auch wenn es sich um ein unbekanntes Unternehmen handelt.

Und der wahrscheinlich überzeugendste Grund:

Prozessoptimierung durch Automatisierung spart Zeit – und Zeit ist bekanntlich Geld. Aber was noch wichtiger ist: Unser Leben besteht daraus. Eingesparte Zeit bedeutet mehr Energie für andere wichtige Dinge.

Wenn du also heute ein paar Stunden investierst, um Prozesse zu automatisieren – zum Beispiel, dir deine Recruiting Strategie anschaust und passende digitale Tools dafür einrichtest – kannst du danach jede Woche fünf Stunden Zeit einsparen. Mindestens!

Klingt das nicht nach einem guten Deal?

Natürlich können auch viele andere Recruiting Kernprozesse durch IT-Lösungen vereinfacht und beschleunigt werden.

Beispiele dafür sind:

Bewerbermanagement
Digital Ad Recruiting via Social Media
Auswertung von Recruiting KPI’s

Vor allem heute, da viele Unternehmen vom Fachkräftemangel akut betroffen sind, sind komplexe Auswahlprozesse und lange Wartezeiten Gift für erfolgreiches Recruiting.

Heutzutage sind KandidatInnen einfache, schnelle Vorgänge gewohnt und erwarten, dass möglichst viel digital abläuft. Wenn bereits der Recruitingprozess schleppend ist – und nicht digitalisiert ist– werden viele Bewerbende abspringen.

Viele Abstimmungsschleifen während des Recruitings bedeuten nicht nur für das Unternehmen selbst unnötigen administrativen Aufwand. Auch bei KandidatInnen entstehen bei umständlichen Auswahlprozessen Fragezeichen.

Denn wie zukunftsgerichtet ist ein Unternehmen, wenn selbst für einfachste Dinge, wie Terminvereinbarungen, mehrere E-Mails nötig sind?

Softwaretools, die jedes Recruiting Team kennen sollte - Calendly, Zapier & Perspective

Was sind konkrete Beispiele für Recruitingprozesse, die automatisiert werden können?

Bleiben wir mal beim Thema Terminvereinbarungen.

Sicher hast du auch schon gemerkt, wie unpraktisch es sein kann, wenn zwei Parteien per Mail einen Termin vereinbaren wollen. Es gibt wenig, was unnötiger ist, als Termine hin und her zu koordinieren – das reißt einen jedes Mal aus dem Fokus.

Wie viel einfacher ist es doch, dass du absolut nichts mehr dafür tun musst, wenn du einmal das passende Tool dafür eingerichtet hast (was übrigens sehr einfach ist).

Dafür ist Calendly sehr zu empfehlen. Dieses Tool nimmt dir mit einem Klick die gesamte Terminvereinbarung ab – du kannst genau die Zeiten einstellen, die für dich dafür infrage kommen. So schützt du deine Fokuszeit, und KandidatInnen suchen sich einfach den für sich passenden freien Slot aus. Einfacher geht’s nicht!

Aber Calendly kann noch viel mehr.

Du kannst verschiedene Workflows und Fragen inkludieren, die dir das Leben als Recruiter einfacher machen und dir Arbeit abnehmen.

Beispiele dafür sind:

DSGVO einhalten – Einwilligung zur DSGVO einholen, um Kandidatinnen in den Talentpool aufzunehmen oder zum Speichern der Kontaktdaten.
Abfrage von Gehalt & aktueller Kündigungsfrist.
Automatische E-Mail für Zusendung des CV einrichten.
In Kontakt bleiben – automatisierter E-Mail-Versand nach festgelegter Zeit. Manuell wäre das kaum möglich.

Ein weiteres sehr nützliches Softwaretool zur Prozessautomatisierung im Recruiting ist Zapier. Damit können verschiedene Webanwendungen miteinander verbunden und synchronisiert werden, was den Alltag einfacher macht und nachhaltig viel Zeit einspart.

Dafür musst du dir nur einmal etwas Zeit nehmen, um entsprechend deines Recruitingprozesses passende Workflows – sogenannte Zaps – einzustellen. Den Input kann Zapier aus verschiedenen digitalen Tools erhalten. Für jeden Workflow wird zuerst der Auslöser (Trigger) definiert, danach die automatisierte Handlung.

Zur Funnel Erstellung empfehlen wir Perspective. Mit diesem Softwaretool zur Lead-Erstellung kannst du laut Hersteller Mobile Funnels in nur einer Stunde erstellen, auch ganz ohne Programmier- oder Design-Kenntnisse.

Damit kannst du für einen besonders effizienten, automatisierten Recruitingprozess sorgen. Für den Kandidaten kann so eine tolle Candidate Journey gleich am ersten Tag der Bewerbung generiert werden. Darüber hinaus kann auch ein digitales Anforderungsprofil angefertigt werden, damit der Hiring Manager alle wichtigen Fragen vorab in Ruhe beantworten kann und das Recruiting Team nicht jedes Detail einer langen Frageliste im Call durchgehen muss.

Achtung Stolpersteine: Das ist bei der Automatisierung noch wichtig

Vielleicht denkst du jetzt gleich an ein paar Bereiche in deinem Unternehmen, wo du Automatisierung nutzen willst. Vieles wird viel einfacher laufen, und in manche Prozesse wirst du überhaupt nichts mehr manuell tun müssen.

Das heißt aber natürlich nicht, dass Prozessautomatisierung ein Recruiting Team ersetzen kann. Schließlich lebt erfolgreiches Recruiting zum großen Teil auch von guter Kommunikation. Das Ziel von Prozessautomatisierung im Recruiting ist, mehr Freiraum zu schaffen, damit man sich noch besser um KandidatInnen kümmern kann.

KandidatInnen müssen bei aller Effizienz und Digitalisierung trotzdem das Gefühl haben, mit einer vertrauten Person zu sprechen – nicht mit einer Maschine. Man kann sich vorstellen, wie schnell Bewerbende abspringen werden, wenn sie auf Nachfragen nur automatisierte, generische Antworten bekommen, anstatt dass man individuell auf sie eingeht.

Für Fragen im Auswahlprozess wie Gehalt, Kündigungsfrist und Ähnliches sind automatisierte Prozesse optimal. Zur Interviewführung und Beantwortung von Fragen aber keinesfalls – das könnte bei Bewerbenden den Eindruck erwecken, man nehme sie nicht ernst.

Fazit: Mach dir das Leben einfacher

Im Alltagsstress fehlt fast immer Zeit – mit dem Ergebnis, dass dringend notwendige Optimierungen verschoben werden, bis es wieder ruhiger ist.

Es wird aber erst dann ruhiger und einfacher, wenn man sich einmal etwas Zeit nimmt, um “die Säge zu schärfen”.

Das bedeutet: Einmal hinsetzen, die passenden Softwaretools einrichten und Recruitingprozesse automatisieren.

Möchtest du einen Schritt weitergehen und dein Recruiting an digitale Profis outsourcen?

Wir helfen Dir dabei nicht nur Dein Recruiting zu digitalisieren, sondern übernehmen auch alle operativen Tätigkeiten, um die richtigen Personen für Dein Business zu finden.

Such Dir jetzt Deinen passenden Slot für ein kostenloses Beratungsgespräch mit unserem Gründer Marlon Zschiesche aus: https://calendly.com/mz-pipa-engagement/neukunde