Stell Dir vor, nach einer langen Autofahrt siehst Du vor der Ausfahrt das McDonalds-Logo. Ganz gleich, ob Du dort essen möchtest: Du weißt genau, um was es geht und was Du dort bekommst. Oder Du siehst beim Einkaufen im Online-Shop das PayPal-Logo. Auch hier – ein starker Wiedererkennungswert. Du verbindest damit Einfachheit und Vertrautheit. Und wirst nicht zögern, darauf zu klicken. Was ich damit sagen will?

Menschen nutzen gerne Dinge, die sie schon kennen. Bei denen sie nicht erst überlegen müssen.

Diesen magnetischen Effekt kannst Du auch im Recruiting nutzen! Die meistgenutzte App in Deutschland wird von über 90% der jüngeren Generation täglich genutzt. Kaum jemand würde darauf verzichten wollen – sie ist ein Synonym für Kommunikation geworden.

Wir sprechen von WhatsApp.

In diesem Artikel geht es darum, wie Du WhatsApp Business im Recruiting einsetzen kannst. Nutze die gigantische Reichweite dieser App zu Deinem Vorteil – es gibt einige Funktionen, die RecruiterInnen im Bewerbungsprozess unterstützen können!

Ist WhatsApp Business im Recruiting sinnvoll?

WhatsApp Business wurde ursprünglich für kleine Unternehmen entwickelt, damit sie unkompliziert mit ihren Kunden kommunizieren können. Die herkömmliche WhatsApp-Version ist mit WhatsApp absolut kompatibel – für KandidatInnen macht es keinen Unterschied, ob sie mit Freunden oder mit einem Unternehmen schreiben.

Deshalb kann WhatsApp Business im Bewerbungsprozess genutzt werden, um mit KandidatInnen in Echtzeit zu kommunizieren, Vorstellungsgespräche zu planen und sie über den aktuellen Stand zu informieren.

Vorteile von WhatsApp Business im Recruitingprozess

Wie bereits am Anfang erwähnt, ist der wahrscheinlich überzeugendste Vorteil von WhatsApp Business im Bewerbungsprozess der enorme Wiedererkennungswert.

Das WhatsApp-Symbol steht für vertraute, einfache und schnelle Kommunikation.

Für Generation Z und Y – also die jungen Talente, die Unternehmen in erster Linie erreichen wollen – bedeutet WhatsApp als Kommunikationskanal eine sehr geringe Hürde – sie müssen nicht anrufen, keine E-Mail schreiben und erstmal auch kein Formular ausfüllen oder Unterlagen schicken, um mit einem Unternehmen in Kontakt zu treten.

Den WhatsApp-QR-Code in einer Stellenanzeige oder an anderer Stelle abzubilden, wirkt modern und zugänglich – das ist für eine gelungene Candidate Experience ein nicht zu unterschätzender Part. Denn bekanntlich brechen viele KandidatInnen den Bewerbungsprozess lieber ab, wenn es zu kompliziert wird. Etwas, was sich RecruiterInnen beim aktuellen Fachkräftemangel nicht leisten können.

Doch das ist natürlich nicht alles!

Wer WhatsApp Business im Recruiting einsetzt, profitiert außerdem von folgenden Vorteilen:

Mehr Effizienz: WhatsApp Business beschleunigt die Kommunikation! In Echtzeit chatten statt auf eine Antwort per E-Mail zu warten spart im Recruiting-Alltag Zeit und macht produktiver.
Bessere Candidate-Journey: Wie schon erwähnt: WhatsApp Business bietet Bewerbenden eine vertraute, bequeme und persönliche Möglichkeit, sich über eine Stelle zu informieren. Die Chance, dass jemand auf das WhatsApp-Symbol klickt, ist viel größer als ein Anruf oder eine E-Mail.
Globale Reichweite: WhatsApp wird von zwei Milliarden Menschen weltweit genutzt – besonders für Unternehmen wichtig, die international auf Talentsuche sind!
Super einfache Kommunikation: Mit WhatsApp kann man wirklich alles versenden – Texte, Fotos, Videos und Dokumente. Feedback und Fragen beantworten ist also damit nicht nur einfach, sondern auch detailliert und persönlich. Win-Win für beide Seiten!
Teamarbeit: Auf den WhatsApp Business Account können mehrere KollegInnen Zugriff haben und sehen, auf welchem Stand ein Gespräch ist und welche Fragen noch beantwortet werden müssen.

WhatsApp Business kann also den Arbeitsalltag und Recruiting-Prozesse verbessern – einfach weil es eine so vertraute, schnelle und persönliche Möglichkeit ist, mit Bewerbenden zu kommunizieren.

Doch welche Funktionen sind im Recruiting-Alltag besonders interessant?

WhatsApp Business im Recruiting: Diese Funktionen sind in der HR-Arbeit besonders nützlich

Dass WhatsApp Business für eine besonders gute Candidate Experience sorgen kann, ist jetzt klar – aber auch für RecruiterInnen wird dadurch die HR-Arbeit einfacher. Nicht nur, dass Nachfragen und Terminvereinbarungen sehr schnell und reibungslos ablaufen – zusätzlich zur gewohnten Kommunikation im Chat bietet WhatsApp Business mehrere interessante Funktionen.

Folgendes finden wir im Recruiting-Alltag besonders hilfreich:

Unternehmensprofil: Hier kannst Du alle wichtigen Informationen wie Telefonnummer, Unternehmensbeschreibung und Links (z.B. zur Unternehmenswebsite oder zu LinkedIn) hinterlegen.
Schnellantworten: Mit dieser Funktion kannst Du häufig verwendete Nachrichten speichern und wiederverwenden, statt sie jedes Mal neu zu tippen. Häufig gestellte Fragen kannst Du damit blitzschnell beantworten.
Automatisierte Nachrichten: Klar – KandidatInnen werden nicht nur zu den üblichen Bürozeiten schreiben. Mit einer automatisierten Nachricht kannst Du beispielsweise “Out of Office” Nachrichten erstellen (und auch KollegInnen darin verlinken). Oder Du nutzt WhatsApp mit Chatbots, um automatisiert Antworten auf häufig gestellte Fragen zu versenden – ohne, dass an dieser Stelle jemand aus dem Recruiting-Team gebraucht wird.
Kataloge: Sehr oft gibt es im Unternehmen mehrere vakante Stellen – mit dieser Funktion können RecruiterInnen einen Katalog mit Stellenangeboten erstellen, der interessierten KandidatInnen ausführliche Informationen über verfügbare Stellen gibt.
Labels: Du befürchtest, im Chat könnte es ein Chaos geben und Verwechslungen sind vorprogrammiert? Kein Problem: Chats können in WhatsApp Business einfach gelabelt werden. So sehen RecruiterInnen sofort, dass eine Nachricht zur Stelle XY gehört. Und wie schon aus dem Privatgebrauch bekannt ist, können Chats per Suchfunktion sehr einfach gefiltert werden.

Das sind aus unserer Sicht Funktionen, die sich im Recruiting-Alltag einfach integrieren lassen und zur Prozessoptimierung beitragen. Wer WhatsApp Business im Recruiting ausprobiert, wird sehen, wie viel unkomplizierter und direkter die Kommunikation mit KandidatInnen wird.

Dank API keine Hürde: WhatsApp Business im Recruiting und die DSGVO

Zwar kein Haken, aber auf jeden Fall zu beachten:

Streng genommen existiert bei WhatsApp Business das Risiko von Datenschutzverletzungen gemäß DSGVO. Denn wer per WhatsApp kommuniziert, verarbeitet personenbezogene Daten ganz kurz auf Servern in den USA. Zwar kann niemand Inhalte einer Nachricht lesen, doch es werden Metadaten an WhatsApp gesendet.

Als in Europa ansässiges Unternehmen möchte man da auf jeden Fall auf Nummer sicher gehen. Ein Hinweis in den Datenschutzbestimmungen ist ein erster wichtiger Schritt.

Seit 2018 gibt es außerdem WhatsApp Business API. Dank dieser offiziellen WhatsApp-Schnittstelle können Unternehmen DSGVO-konform mittels geeigneter Softwareanwendungen kommunizieren. Somit kommuniziert keine Person, sondern eine Software mit WhatsApp – und damit ist ausgeschlossen, dass WhatsApp auf Informationen aus dem Smartphone zugreifen kann.

Fazit: Mache Bewerbenden die Kontaktaufnahme einfach und nutze WhatsApp Business im Recruiting!

Menschen sind Gewohnheitstiere – wir mögen das, was wir schon kennen. Das WhatsApp-Symbol zeigt begehrten jungen Talenten, dass sie unkompliziert und einfach mit Dir kommunizieren können. Nutze also auf jeden Fall diesen Effekt und mache die Hürde zur ersten Kontaktaufnahme so gering wie möglich.

Aber auch den Recruiting-Alltag kann WhatsApp Business effizienter machen. Nimm Dir kurz Zeit, um Dein WhatsApp Business Konto einzurichten und profitiere ab sofort von Automatisierung und Prozessoptimierung.

Möchtest Du einen Schritt weiter gehen, Dein Recruiting an Profis abgeben und die Chance auf die besten Mitarbeitenden enorm steigern?

Dann kontaktiere mich gern über WhatsApp 😉